Kontaktit LianaMailerissa

Kontaktit-näkymästä löydät kaikki LianaMaileriin lisätyt kontaktit. Näkymässä voit etsiä ja suodattaa kontakteja, tarkastella ja muokata niiden tietoja sekä tehdä muutoksia usealle kontaktille kerralla.

Kontaktien etsiminen ja suodattaminen

Voit etsiä kontakteja nimen tai sähköpostiosoitteen tai niiden osan perusteella hakukentästä.

Suodattimilla voit rajata näkymän juuri niihin kontakteihin, joita tarvitset. Voit valita suodattimet nopeasti taulukon yläpuolella olevista pudotusvalikoista (Lista, Status, Aktiivisuus ja Suostumus). Kaikki suodattimet löytyvät myös yhdestä paikasta, kun klikkaat Suodattimet. Löydät sieltä lisäksi Toimitusongelma-suodattimen. Valinnat otetaan käyttöön painamalla Käytä suodattimia.

Käytettävissä ovat seuraavat suodattimet:

• Lista: kohdassa Sisällytä listat valitset listat, joiden kontaktit näytetään. Kohdassa Rajaa pois listat valitset listat, joiden kontaktit jätetään pois.
• Status: Tilaaja (kontaktit, jotka voivat vastaanottaa viestejä) tai Estetty (kontaktit, joille viestien lähettäminen on estetty).
• Aktiivisuus: Aktiivinen viimeisen viikon aikana, Aktiivinen viimeisen 3 kuukauden aikana tai Passiivinen 12 kuukautta. Aktiivisuus perustuu siihen, milloin kontakti on viimeksi avannut uutiskirjeen tai klikannut siinä olevaa linkkiä.
• Toimitusongelma: Toimimaton osoite tai Roskaposti-ilmoitus. Kun valitset toimitusongelman, taulukkoon tulee lisäksi sarakkeet ongelmien määrästä ja viimeisimmästä ajankohdasta.
• Suostumus: kohdassa On antanut suostumuksen valitset suostumukset, jotka kontaktilla on oltava. Kohdassa Ei ole antanut suostumusta valitset suostumukset, joita kontaktilla ei saa olla.

Suodattimia voi yhdistää. Eri suodattimien välillä kontaktin on täytettävä kaikki ehdot. Saman suodattimen sisällä riittää, että jokin valinnoista täyttyy. Voit valita suodattimia pikavalinnoista, tai avata kaikki suodatusvaihtoehdot 

Esimerkki: kun valitset listoiksi A ja B ja aktiivisuudeksi Aktiivinen viikon aikana, näet kontaktit, jotka kuuluvat listalle A tai B ja jotka ovat avanneet jonkin viestin tai klikanneet jotain viestin linkkiä viikon aikana.

Suodatusvalinnat tallentuvat selaimen osoitteeseen. Voit kopioida osoitteen ja jakaa saman rajatun näkymän esimerkiksi kollegalle. Voit tyhjentää kaikki suodattimet kerralla Suodattimet-näkymän Tyhjennä-painikkeella. Silloin näet taas kaikki kontaktit.

Näkyvien sarakkeiden muokkaaminen

Voit valita, mitkä kontaktien tiedot näkyvät taulukossa, suoraan Kontaktit-näkymästä. Aiemmin sarakkeet valittiin Asetuksista.

1. Klikkaa Kontaktit-näkymän oikeasta yläkulmasta Muokkaa sarakkeita.
2. Valitse avautuvan ikkunan vasemmalta puolelta ominaisuudet, jotka haluat näkyviin. Voit etsiä ominaisuuksia hakukentästä tai valita kaikki kerralla.
3. Tarkista oikealta puolelta valitut sarakkeet. Voit poistaa sarakkeen näkyvistä rastista.
4. Tallenna valinnat painamalla Tallenna sarakkeet.

Valittavana on kahdenlaisia ominaisuuksia:

• Järjestelmän ominaisuudet: sähköpostiosoite, SMS-numero, suostumus ja lisäyspäivä. Nämä näkyvät aina.
• Kontaktin ominaisuudet: tilillesi lisätyt ominaisuudet, kuten etunimi ja sukunimi.

Muutokset usealle kontaktille kerralla

Joukkotoiminnoilla teet saman muutoksen kaikille valitsemillesi kontakteille kerralla. Valitse kontaktit taulukon rivien valintaruuduista. Avaa sitten taulukon yläpuolelle ilmestyvä valikko, jossa näkyy valittujen kontaktien määrä (esimerkiksi 2 valittu), ja valitse toiminto.

• Tila: Merkitse tilaajaksi, Estä tai Unohda. Estetyille kontakteille ei enää lähetetä uutiskirjeitä eikä sähköpostiviestejä. Unohtaminen poistaa kontaktit pysyvästi, eikä sitä voi perua.
• Lista: Luo lista, Lisää listalle tai Poista listalta. Listalta poistetut kontaktit säilyvät rekisterissä ja muilla listoillaan.
• Suostumus: Myönnä suostumus tai Peruuta suostumus. Kontaktit, joilla suostumus jo on, säilyttävät alkuperäisen päivämääränsä. Suostumus-valikko näkyy, kun tililläsi on käytössä lähetysperusteet.
• Lataa Excel-muodossa: lataa valitut kontaktit Excel-tiedostona. Tiedostossa ovat samat kentät kuin taulukossa, ellet valitse kenttiä itse.

Huomioi nämä:

• Voit valita kerralla kaikki suodatukseen osuvat kontaktit painikkeella Valitse kaikki N kontaktia. Tällöin käytettävissä ovat Tila-toiminnot Estä ja Unohda sekä Excel-lataus. Lista- ja suostumustoiminnot ovat käytettävissä, kun valitset kontaktit sivulta.
• Estetyt kontaktit ohitetaan, kun kontakteja lisätään listalle tai niistä luodaan uusi lista.
• Ero listalta poistamisen ja estämisen välillä: listalta poistettu kontakti voi yhä saada viestejä muiden listojen kautta. Estetty kontakti ei saa viestejä miltään listalta.

Kontaktin lisääminen ja tietojen tarkastelu

Voit lisätä kontakteja Kontaktit-näkymän Lisää kontakteja -painikkeesta. Valitse Lisää yksittäinen kontakti tai Tuo kontakteja, jos haluat tuoda niitä CSV-tiedostona, esimerkiksi Excel-taulukosta. Yksittäistä kontaktia lisätessäsi anna sähköpostiosoite tai puhelinnumero ja valitse listat, joille kontakti liitetään. Listan valinta ei ole pakollinen, mutta muista valita lista: kontaktit, jotka eivät kuulu millekään listalle, poistetaan automaattisesti. 

Tarkemmat ohjeet löydät artikkelista Tilaajien lisäys.

Huom! Kontaktit, jotka eivät kuulu millekään listalle, poistetaan automaattisesti 7 vrk kuluessa. Kontakti voi jäädä ilman listaa esimerkiksi silloin, kun sen ainoa lista poistetaan.

Unohdetut kontaktit

Unohdetut kontaktit löytyvät nyt omasta näkymästään kohdasta Asetukset → Unohdetut kontaktit. Siellä voit ladata viimeisen 30 päivän aikana unohdettujen kontaktien sähköpostiosoitteet.

Unohdettu kontakti on pyytänyt poistamaan kaikki itseään koskevat tiedot. Tieto unohdetuista kontakteista säilyy yhden kuukauden ajan. Lisätietoa löydät artikkelista Lähetysesto, tilaajan unohtaminen ja tietojen lataus.

Huomioithan että LianaMailerissa ei ole suositeltavaa käyttää lista- tai rooliosoitteita

Listaosoitteet ja rooliosoitteet ovat sähköpostiosoitteita, joita ei ole kytketty vain yhteen tiettyyn henkilöön, vaan ne palvelevat tiettyä tarkoitusta, työtehtävää tai ryhmää. Esimerkkejä: asiakaspalvelu@yritys.fi, info@yritys.fi, myynti@yritys.fi, laskutus@yritys.fi. 

Listaosoitteet (Mailing list addresses / Distribution lists) ovat jakelulistoja joka on sähköpostiosoite, joka toimii yhdyssiteenä suuremmalle joukolle vastaanottajia.

Sähköpostimarkkinoinnissa ja uutiskirjeissä lista- ja rooliosoitteita pyritään yleensä välttämään:

1. Roskapostisuodattimet: Monet sähköpostipalvelut luokittelevat rooliosoitteet (kuten info@ tai admin@) helpommin roskapostiksi.

2. Reagointi ja peruutukset: Koska rooliosoitteen takana on usein useita ihmisiä, joku heistä saattaa merkitä uutiskirjeen roskapostiksi, vaikka toinen olisi sen tilannut. Tällöin uutiskirje peruuntuu kaikilta.

3. Lupaperusteisuus (GDPR): Listaosoitteeseen lähetetty uutiskirje saattaa tavoittaa henkilöitä, jotka eivät ole antaneet henkilökohtaista suostumustaan viestintään.